Validasi Data

Data Validation adalah fitur pada microsoft excel yang berfungsi untuk membatasi nilai yang masuk ke dalam cell. dengan tujuannya mengurangi kesalahan pada saat user menginputkan data. salah satu kegunaanya adalah untuk membuat list data. Data validation list merupakan yang populer kita gunakan untuk menampilkan dropdown pilihan data tanpa kita ketik manual. dalam latihan ini kita akan membahas Cara menggunakan data validation dengan berbagai tipe. Untuk mengakses Fitur ini ada pada Tab data kemudian pilih data validation. lihat gambar dibawah ini.

Apa maksud data Validation pada microsoft excel?

Data validation Excel adalah salah satu fitur excel yang digunakan untuk membatasi input data yang bisa dimasukkan ke dalam sebuah sel atau range, sehingga data yang diinputkan ke dalam sebuah sel atau range valid atau memenuhi kriteria tertentu yang ditetapkan.

Pada dasarnya data validasi excel atau pembatasan isi ini bertujuan untuk meminimalisir kesalahan entry data atau menghindari kesalahan input data agar data yang Anda peroleh benar-benar valid sesuai yang harapan.

Manfaat Menggunakan Data Validation di Excel

Dengan menggunakan fitur data validation excel, maka Anda akan mendapatkan manfaat atau dapat melakukan hal-hal sebagai berikut:

Membatasi isi sel excel dengan nilai teks tertentu.
Membatasi isi sel dengan rentang nilai angka, tanggal atau waktu tertentu.
Membuat daftar atau list data yang bisa dimasukkan ke dalam sel.
Menampilkan pesan tentang jenis data yang bisa Anda masukkan ke dalam sel excel.
Menampilkan pesan tertentu jika data yang Anda masukkan ke dalam sel tidak sesuai.
Dan lain-lain.

Cara Menggunakan Data Validation Excel

Cara membuat validasi data dengan menggunakan data validation di excel untuk membatasi isi sebuah sel dan atau range excel, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Pilih(seleksi) Sel/Range yang akan Anda atur data validation-nya.

2. Pilih Menu Data Validation Pada Tab Data--Group Data Tools

Langkah diatas bisa juga kita lakukan dengan Shortcut keyboard Alt + A + V + V.

3. Setelah muncul kotak opsi Data Validation, setting pengaturan validasi data atau pembatasan isi sel yang diinginkan.

Penjelasan lebih lanjut tentang pengaturan validasi data ini akan dijelaskan secara khusus pada bagian selanjutnya.

4. Terakhir Pilih/Klik OK untuk menyelesaikan dan menerapkan pengaturan validasi data.

Setelah mucul "Data Validation" Option box, pada Tab Setting digunakan untuk pengaturan kriteria validasi data/ batasan isi sel yang akan diterapkan.

Pada bagian Allow:, ada 8 jenis kriteria yang bisa kita pilih sesuai kebutuhan validasi yang kita inginkan :

Keterangan :

Any Value: Tidak ada batasan isi cell. Semua value (data teks atau angka) bisa di masukkan ke dalam cell.

Whole Number: Membatasi isi Cell hanya number atau angka numeric saja.

Decimal: Sama dengan Whole Number, hanya saja kita bisa mengatur nilai validasi yang digunakan sampai pada ketelitian angka desimal.

List: Isi cell hanya terbatas pada daftar atau list yang kita tentukan.

Kriteria List Data validation ini dibahas lebih detail pada bagian: Cara Membuat Dropdown List Dengan Data Validation Excel

Date: Membatasi isi cell dengan kriteria tanggal.

Time: Membatasi isi cell dengan kriteria waktu.

Text Lenght: Membatasi jumlah panjangnya karakter Text yang bisa dimasukkan ke dalam cell excel.

Custom: Menentukan sendiri kriteria data validation dengan memasukkan rumus excel atau formula tertentu.

Setelah memilih salah satu diantara 8 jenis data validation diatas pada bagian Data: untuk beberapa jenis kriteria kita bisa melakukan pengaturan selanjutnya.

Jika anda sudah terbiasa dengan operator perbandingan excel maka bagian pengaturan ini saya kira tidak akan menjadi masalah.

between: Hanya data terkait yang berada diantara dua pengaturan data yang bisa diinputkan pada cell.

not between: Hanya selain data terkait yang berada diantara dua pengaturan data yang bisa dimasukkan pada cell.

equal to: Hanya data yang sama dengan di pengaturan yang bisa diinputkan pada cell. Sejenis dengan operator perbandingan "=".

not equal to: Hanya data yang tidak sama dengan di pengaturan yang bisa diinputkan pada cell. Sejenis dengan operator perbandingan "<>".

greater than: Hanya data yang lebih besar dari data di pengaturan yang boleh diinputkan pada cell. Sejenis dengan operator perbandingan ">".

less than: Hanya data yang lebih kecil/kurang dari data di pengaturan yang boleh diinputkan pada cell. Sejenis dengan operator perbandingan "<".

greater than or equal to: Hanya data yang lebih besar atau sama dengan data di pengaturan yang boleh diinputkan pada cell. Sejenis dengan operator perbandingan ">=".

less than or equal to: Hanya data yang lebih kecil/kurang atau sama dengan dari data di pengaturan yang boleh diinputkan pada cell. Sejenis dengan operator perbandingan "<=".

Input Message Pada Data Validasi Excel

Bisakah kita memberikan informasi tertentu saat sel yang kita atur data validationnya aktif?

Tab pengaturan INPUT MESSAGE pada kotak opsi "Data validation" digunakan untuk mengatur pesan yang ditampilkan saat sel yang tervalidasi di pilih (select).

Dengan mengatur Input Message, maka excel akan menampilkan informasi tertentu saat sel yang kita validasi sedang aktif.

Jika pada bagian Show input message when cell is selected tercentang maka saat cell tervalidasi kita pilih, secara otomatis excel akan menampilkan pesan sesuai yang kita atuar atau kita tulis pada bagian Title dan Input message.

Dan sebaliknya biarkan default atau kosongkan title dan Input message atau hilangkan centang untuk tidak menampilkan pesan saat melakkan input data.

Bagian Title merupakan judul pesan sedangkan input message merupakan isi pesan yang akan ditampilkan.

Jika data validation kita atur untuk cell A1 misal dan input message kita atur seperti pengaturan diatas maka saat sel A1 kita pilih akan muncul pesan seperti gambar dibawah ini:

Error Alert Pada Data Validasi Excel

Bagaimana cara menampilkan informasi kesalahan input data?

Tab pengaturan ERROR ALERT pada "Data Validation" dialog box digunakan untuk mengatur pesan peringatan jika input data yang kita masukkan pada cell tervalidasi tidak sesuai dengan pangaturan yang telah kita tetapkan.

Dengan mangaktifkan pengaturan Error alert, maka user akan mendapatkan informasi atau pesan peringatan jika data yang dimasukkan tidak sesuai dengan validasi data yang diterapkan.

Misal jika mengatur sebuah cell hanya bisa diisi dengan angka lalu kita inputkan teks ke dalam cell tersebut, maka pesan peringatan error ini akan muncul secara otomatis. Jika input data kita benar sesuai validasi data yang diberlakukan maka pesan ini tidak akan muncul.

Untuk menampilkan pesan ini pastikan bagian Show error alert after invalid data is entered tercentang. Sebaliknya, jika tidak ingin menampilkan peringatan erorr setelah terjadi kesalahan input maka kosongkan centang pada bagian ini.

Cara pengaturan selanjutnya, seperti pada pesan input Message. Bagian Title untuk judul pesan dan bagian input message untuk isi pesannya.

Pada bagian style anda bisa mengatur style pesan yang ingin ditampilkan. Pilih salah satu diatara style STOP, WARNING, atau INFORMATION.

Dengan pengaturan seperti diatas jika input data yang kita masukkan tidak sesuai dengan data validation yang kita gunakan maka akan muncul pesan error seperti dibawah ini: